+7 349 492-78-08   ⋅   Новый Уренгой

Как сохранить доступ к отчетам, подписанным сертификатом физлица

11 октября 2023

При увольнении сотрудника, который подписывал отчетность сертификатом физлица, компания может потерять доступ к своим данным в Экстерне. Рассказываем, что нужно сделать, чтобы избежать такой ситуации.

C 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры больше не выдают сотрудникам сертификаты с реквизитами юрлица. Теперь сотрудники могут выпустить один сертификат на физическое лицо и использовать его для работы сразу с несколькими филиалами и компаниями.

Это значит, что если такой сотрудник уволится, то заберет заберет с собой сертификат, который компания не сможет отозвать, как это было раньше с сертификатами сотрудников. То есть юрлицо потеряет доступ к данным в Экстерне, которые были зашифрованы на сертификат уволившегося человека.

Поэтому важно уже сегодня позаботиться о том, чтобы сохранить доступ ко всем отправленным отчетам. Рекомендуем выбрать один из предложенных вариантов. 

Вариант 1. Включить хранение ДО в расшифрованном виде

Включите эту настройку, и новые документообороты (ДО) в Экстерне будут сохраняться в расшифрованном виде. Для пользователей, подключивших Экстерн с 2020 года, настройка активируется автоматически.

Чтобы расшифровать старые ДО, необходимо открыть их с сертификатом, на которые они были зашифрованы ранее, или установить Контур.Архив для массовой расшифровки документооборотов. 

Если выключить настройку, ранее расшифрованные копии будут недоступны. Если включить ее обратно — станут доступны вновь.

Чтобы включить или выключить хранение документов в расшифрованном виде:

  1. Перейдите в «Реквизиты и настройки» → «Дополнительные настройки».
  2. Включите или отключите настройку в блоке «Расшифрованные документы», поставив или убрав галочку в пункте «Хранить все расшифрованные документы».

Вариант 2. Хранить документы в Контур.Архиве

Контур.Архив — бесплатная программа для абонентов Экстерна для хранения копий документов на компьютере. Когда Контур.Архив расшифрует документы и сохранит их, то в дальнейшем, даже если сотрудник заберет свой сертификат, документы останутся навсегда расшифрованными на компьютере организации. 

Эта программа позволяет:

  • Хранить документы локально на компьютере за все организации в одном месте.
  • Автоматически расшифровывать документы при наличии сертификатов.
  • Иметь доступ к документам без интернета.
  • Работать не только с оригиналами, но и с печатными формами документов.
  • Выполнять с документами различные действия: скопировать в папку, отправить на электронную почту или для печати на принтере.

Чтобы создать архив отчетности у себя на компьютере:

  1. Установите программу Контур.Архив.
  2. Выберите сертификат для входа или введите логин-пароль.
  3. Выберите период, за который необходимо скачать документы.

Программа начнет загрузку документов за выбранный период. Все новые отправленные документы также скачаются.

Подробнее о возможностях Контур.Архива

Источник: https://www.kontur-extern.ru/info/46214-dostup_k_otchetam_podpisannym_sertifikatom_fl


Другие новости

5 ноября

С 5 ноября 2024 года розница и общепит должны принимать безалкогольные напитки по ЭДО и выводить их из оборота через ККТ. Маркет поддержал новые требования, подробнее о нашем решении — в новости. 

5 ноября

Чеки от касс, у которых не завершена регистрация или перерегистрация, попадают в отдельное хранилище ФНС — мягкий карантин. Они остаются там до тех пор, пока не устранить нарушение. Теперь вы легко сможете определить, есть ли у вас кассы на карантине, и завершить регистрационные действия прямо в личном кабинете Контур.ОФД.

1 ноября

C 2025 года у плательщиков УСН с прошлогодним доходом более 60 млн руб. появятся новые обязанности, связанные с НДС. При этом все компании независимо от дохода продолжат сдавать декларацию по УСН и отчитываться по другим формам. Мы подготовили список возможностей Контура, которые помогут упростить работу с отчетностью и контрагентами. 

31 октября

Согласно Постановлению Правительства РФ от 19.04.2024 № 506 планируется, что с 1 ноября заработает единый реестр воинского учета. Рассказываем, будут ли изменения в отчетности и какие новые возможности появятся в Контур.Экстерне.